Menjalankan 5S di perusahaan

Terdapat sebuah metode untuk memudahkan kita dalam melihat "sesuatu yang tidak lazim" dalam proses kerja. Nah, kalau semua kegiatan kita "tidak lazim" maka akan susah untuk menyebutkan apa sih yang salah, atau malah jadinya "siaapa yaang salaaahh??"

Maka dengan menerapkan budaya kerja yang tertib, bersih, rapi barulah sebuah sistem bisa berjalan, dan kegiatan yang merugikan, sia-sia atau "tidak lazim" dalam hal ini abnormalities akan dengan mudah dapat di identifikasi. Gimana caranya bos?? jawaban nya adalah 5S.

5S adalah membentuk budaya kerja dimana disiplin adalah komponen utama dari pelaksanaan kegiatan ini. Teorinya, 5S adalah memilah, menata, membersihkan alat dan tempat kerja selanjutnya dijadikan standar dan keberlangsungan perusahaan itu sendiri secara efektif. Hanya saja, pendekatan tersebut biasanya hanya sekedar "teori" kalau tanpa beberapa hal yang menjadi kunci keberhasilan dari program 5S. Apa itu?

Komitmen manajemen
komitmen manajemen sebagai investasi dan senjata utama dari program ini. Komitmen tersebut mesti dilakukan dalam bentuk kebijakan management perusahaan dalam memberikan aturan, hukuman dan apresiasi dari adanya perbaikan menggunakan sistem 5S. Setelah melakukan kebijakan, investasi dalam bentuk perbaikan - perbaikan adalah hal yang utama maka perlu direncanakan dengan baik dan jangan menjalankan di lapangan tanpa persiapan yang matang atau akan membuat kita melakukan investasi yang sia-sia.

Persiapan
Persiapan yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan 5S dapat dibedakan menjadi 2 jenis kegiatan, yaitu :

1. Standarisasi
2. Training

Standarisasi maksudnya adalah mempersiapkan standar dari setiap kegiatan di masing - masing S dalam 5S yaitu Seiri/Sort, Seiton/Set in Order, Seiso/Shine, Seiketsu/Standardize, Shitsuke/Sustain.
mari kita bahas satu persatu ya.

Sort
Seiri atau Sort adalah kegiatan yang menerapkan memilah dan memilih barang-barang yang ada di sekitar kita. Yaitu memilah barang yang sering dipakai, kadang dipakai, jarang dipakai, dan tidak dipakai samasekali. Biasanya, kategori ini di identifikasi dengan skala dingin-panas.

Dingin = Tidak dipakai dalam waktu lama (6 -12 bulan)
Normal = Digunakan dalam 1-3 bulan
Hangat = Digunakan mingguan
Panas = Digunakan setiap hari

Kegiatan memilah dan memilih ini selanjutnya dilakukan menurut Jenis, Warna, Bentuk, ataupun Ukuran. Hal ini dilakukan setelah melewati proses pemilahan kategori dingin-panas lho ya...
Dalam perjalanan memilah dan milih barang, pasti ada kemungkinan temuan barang yang bukan milik kita, atau bahkan kita tidak tau lagi milik siapa itu barang, maka ada mekanisme sistemnya yaitu dengan memberi kartu Red Tag dan menaruh di area Red Tag yang perlu kita sediakan.
Kesimpulannya, dalam kegiatan Sort ini kita harus :

1. Memilah barang sesuai keperluan
2. Mengembalikan barang yang bukan seharusnya di area kita
3. Membuang barang yang memang tidak diperlukan
4. Memberikan kartu Red Tag untuk menginformasikan adanya barang yang tersesat dan tak tau arah jalan pulang.. 😅😅

Set in order
Setelah melakukan pemilahan dan pemilihan dan sudah dikelompokkan sesuai dengan Jenis, Warna, Bentuk, ataupun Ukuran maka dilanjutkan dengan penempatan sesuai dengan prinsip Set in order. Secara arti harafiah, Set in order maksudnya adalah atur sesuai urutan. Dari pengertian tersebut, bisa diartikan bahwa perlu ada penomoran atau pengurutan dalam menaruh barang yaa...
Kegiatan penempatan akan selalu berpedoman dengan prinsip 3R yaitu :

1. Right Place (Tempat yang tepat)
2. Right Quantity (Jumlah yang tepat)
3. Right Item (Barang yang tepat)

Tempat yang tepat untuk menaruh barang, dengan jumlah yang tepat tentunya, juga harus barang yang tepat untuk ditaruh di tempat itu. setelah memenuhi 3R ini, selanjutnya harus diberi keterangan atau "Labeling" atau dalam bentuk penomoran sebagai penanda barang tersebut.

Dalam 5S selalu muncul garis pembatas atau penanda area yang terintegrasi juga dengan prinsip K3 yaitu;

Garis warna Biru : untuk area penempatan barang

Garis warna Kuning : untuk area kerja

Garis warna Merah : untuk area dilarang

 Kuncinya adalah tempatkan segala sesuatu dan segala sesuatu harus ditempatkan sesuai dengan bentuk, jenis, warna, ukuran dan jumlah yang tepat.

Shine
Kegiatan setelah memilah - memilih, menata sesuai urutan maka selanjutnya adalah memastikan bersih serta bersinar. Kegiatan membersihkan secara rutin dapat sekaligus menjadikan kita peka dan tau kondisi peralatan disekitar kita, dimana ada kerusakan maka dapat segera dilakukan perbaikan/pemeliharaan secara berkala.
membersihkan = merawat dan mengecek keadaan peralatan yang kita gunakan.

Dalam kegiatan pembersihan, ada tekniknya. Tidak hanya sekitar mengelap atau menyapu atau meniup debu diatas meja. Kegiatan membersihkan, harus disesuaikan dengan karakter area, karakter barang, tempat menyimpan, jenis barangnya juga harus dipertimbangkan.
Misalnya, membersihkan komputer jangan pake sapu ya?.... 😁😁

Standardize
Membuat semua yang sudah dilakukan mulai dari pemilahan, penataan hingga pembersihan adalah suatu hal yang wajib. Menentukan standar setelah adanya perbaikan sebagai titik nol dan perilaku yang "baku" untuk berinteraksi dengan benda yang dimaksud dalam standar.
Misalnya :
1. standar membersihkan meja adalah menggunakan cairan pembersih, dengan lap kain kering/basah.
2. standar membersihkan bagian mesin yang tak terjangkau pakai kuas halus yang sudah di sediakan.
3.dst.

Sepakati dan sosialisasikan standar ini sebagai bentuk baku di area kerja.

Sustain
sustain maksudnya adalah berkelanjutan atau dapat bertahan lama. Apanya yang bertahan? ya investasi dalam bentuk inventaris/barang, sistem atau cara kerja yang berjalan, sampai dengan keberadaan perusahaan itu sendiri.
kegiatan sustain ini dapat dicapai dengan melakukan PDCA.
Buat yang belum tau PDCA itu adalah Plan, Do, Check, Action. setiap istilah memiliki komponen di dalamnya yang dapat dikembangkan dan atau disesuaikan dengan karakteristik tempat mu bekerja yaa..

Plan : membuat rencana kerja dengan 3 kategori yaitu jangka Panjang, Menengah dan Pendek. Silahkan breakdown kegiatan/agenda triwulan, yang di perjelas dengan rencana kerja bulanan dan secara spesific di kegiatan/agenda mingguan serta harian. Ada file contoh matrix berikut yang bisa digunakan sebagai acuan..  
Do : Yaitu membuat daftar urutan pengerjaan dari agenda yang telah di buat sebelumnya dan menjadikanya secara urutan atau menjadi Schedule / Jadwal kerja. Ada beberapa contoh file untuk acuan..
Check : Melakukan pengecekan dengan metode ringan dan dengan metode spesifik sebagai cara monitoring harian, mingguan, dan bulanan. Yup, dengan metode Checklist, Audit, Review dan Evaluasi. Ada beberapa contoh untuk acuan..
Action : Yes, action lebih pada kegiatan nyata atau fisik ya. 

1. Carilah file lagu untuk dijadikan alarm dan melakukan kegiatan 5s selama 5 menit saja, ada contoh  filenya dan gambaran kegiatan. Maksimalkan waktu selama lagu berputar untuk melakukan 3S yang pertama sebagai pembentukan budaya dan mental Bersih, Rapi, dan Bersistem.
2. Buat program training dan bagikan ilmu terkait 5S ini kepada seluruh karyawan, mulai dari level atas hingga paling bawah, semuanya...
3. Tunjuk penanggung jawab area yang menjadi penanggung jawab dari sebuah area kerja tertentu misalnya gudang, kantor atas, kantor security, dll. Hal ini untuk memudahkan kegiatan tanpa banyak investasi merekrut petugas 5S. ada contohnya..
4. Berikan tugas kepada karyawan di area sebagai petugas lapangan/petugas piket secara bergiliran per hari/ per minggu atau per bulan juga boleh yang pentung gantian. Petugas ini berfungsi sebagai pelaksana kegiatan 5S di tempat kerja mereka. ada contohnya..
5. Buat peraturan untuk mengikuti kegian 5S secara utuh dan berkomitmen, berikan hadiah untuk yang melakukan dengan baik, dan beri hukuman untuk yang tidak. hal ini bisa diterapkan secara komunal (best area, bad area) atau individual dengan memberikan tiket/tanda terimakasih yang dapat ditukarkan kepada petugas 5S dengan ditukar hadiah. (hadiah sepele tapi bermanfaat, gak mahal tapi berguna). ada contohnya.. 
6. Lakukan evaluasi secara berkala dengan Penanggung Jawab area, Petugas Training, Peraturan dan hadiah, juga training dengan materinya.

Setelah bisa melakukan kesemuanya, silahkan evaluasi dari awal dan monitoring perlu disesuaikan dengan kondisi di tempat bekerja. Kadang beberapa tempat kerja memiliki budaya dan karakteristik tertentu yang tidak bisa disamakan begitu saja.

 

Membentuk budaya ini akan jadi tantangan besar untuk manajemen, Pelaksana, dan para pegawai jika anda bukan perusahaan baru, karena membentuk budaya/habit baru yang tertib dan rapih pasti sulit karena "udah biasanya gitu".. 

 

Postingan seperti ini dan banyak postingan bermanfaat lainya bisa anda dapatkan rutin dengan follow / add akun ini :

• FB page : https://shrinke.me/nNMk
• Instagram @ayonaikkelas
• YouTube Channel https://shrinke.me/hN54A

Silahkan add friend dan follow jika bermanfaat ya.. ^^